काठमाडौं । सरकारले सञ्चालनमा ल्याएको ‘एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली’ ६२ वटा सरकारी कार्यालयमा पुगेको छ । करिब दुई वर्ष अघि २०७८ सालमा सञ्चालनमा आएको यो प्रणाली २३ वटा कार्यालयमा भने सक्रियरूपमा सञ्चालनमा छ । 

सरकारी निकायबाट सम्पादन हुने कार्यलाई एउटै सूचना प्रविधि प्रणालीमार्फत सरल, सहज, छिटो, मितव्ययी, पारदर्शी र प्रभावकारी कार्यसम्पादन गर्न यसको विकास गरिएको हो । कागजरहित (पेपरलेस) सरकारको अवधारणालाई सरकारी एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणाली (गर्भमेन्ट इन्टिग्रेटेड अफिस म्यानेजमेन्ट सिस्टम– जीआईओएमएस)ले साथ दिएको छ । 

सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय अन्तर्गतको सूचना प्रविधि विभागले एकीकृत कार्यालय व्यस्थापन प्रणाली विकास गरेको थियो । डिजिटल नेपाल फ्रेमवर्कको एक पहलमा यो प्रणाली रहेको छ ।

“२३ वटा निकायमा सक्रिय रूपमा सञ्चालनमा रहेको छ । ६२ वटा निकायले तालिमसमेत लिएर सञ्चालनका लागि सेटअप गरेका छन्,” विभागका निर्देशक एवं प्रवक्ता लोकराज शर्माले भने । 

के–के कामका लागि कति प्रयोग भयो ?
२०८० को जेठ २ गतेसम्म यो प्रणालीमा ६२ हजार ८७९ वटा चिठी दर्ता भएका छन् । यो एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणालीमा जोडिएका कुनै एक कार्यालयले अर्काेलाई पठाएका चिठीहरूको संख्या हो । यीमध्ये ३ हजार ९८८ वटा चिठी यसबाटै दर्ता भएका हुन् । मान्छेले कागजमा लेखेर लगेर यो सिस्टममा दर्ता भएका चिठीहरूको संख्या बाँकी करिब ५८ हजार रहेको छ ।

यो प्रणालीबाटै चिठी टाइप गरेर एकअर्काे कार्यालयमा पठाइएका स्वीकृत भएका चिठीको संख्या १३ हजार ९१७ रहेको छ । यसबाट २ हजार ६४ वटा टिप्पणी अथवा अफिसभित्र हुने निर्णयहरू भएका छन् ।

हालसम्म ८ हजार ८०९ वटा बिदा कर्मचारीहरूले एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणालीबाटै मागेर स्वीकृत भएको छ । यसबैबाट ४ हजार ९६ वटा काज मागेर स्वीकृत भएको छ ।

किन आवश्यक ?
यो प्रणालीले सरकारी कार्यालयहरूको कामलाई छिटो र पादर्शी बनाउने विभागका निर्देशक शर्माको भनाइ छ । “कुनै निर्णय गर्न एक कर्मचारीले टिप्पणी उठाउँदा निर्णय गर्नुपर्ने कर्मचारीकोमा तुरुन्तै नोटिफिकेसन जान्छ । त्यो व्यक्तिले निर्णय कति ढिला गर्याे, टिप्पणी देखेर पनि निर्णय गर्याे कि गरेन भन्ने सबै कुरा सिस्टममा देख्न सकिन्छ । यसले कामलाई छिटो, छरितो र पारदर्शी बनाउँछ,” उनले भने ।

यो प्रणालीमा कसलै दराजभित्र टिप्पणी लुकाएर राख्न नसक्ने र सबै देखिने उनको भनाइ छ । कसकोमा कति मिनेट रोकियो, कसले कति छिटो काम गर्याे सबै पारदर्शी हुने उनी बताउँछन् । 

यो प्रणाली प्रयोग गर्दै सरकारी निकायले विद्युतीय माध्यमबाट तोक आदेश तथा टिप्पणी निर्णय, चिठीपत्रको दर्ता तथा चलानी, हाजिरी बिदा, काज स्वीकृत, अभिलेख व्यवस्थापनलगायतका कार्य गर्न सक्नेछन् ।

‘दुई वर्ष भयो कागजमा चिठी लेखेका छैनौं’
यो प्रणाली सञ्चालनमा आएदेखि (करिब २ वर्षयता) कुनै पनि निर्णय र कुनै पनि चिठी कागजबाट नलेखिएको/नकाटिएको विभागको भनाइ छ । “गएको करिब दुई वर्षमा सूचना प्रविधि विभागमा कुनै पनि निर्णय, कुनै पनि चिठीबाट भएको छैन, सबै यसैबाट भएको छ,” निर्देशक शर्माले भने ।

त्यस्ता निर्णय र चिठ्ठी सम्बन्धित व्यक्तिको आधिकारिकता पुष्टि गर्न डिजिटल हस्ताक्षरको प्रयोग गरिएको उनले बताए । नेपालमा विद्युतीय कारोबार ऐनले डिजिटल सिग्नेचरलाई वैधानिकता दिएको छ ।

एकीकृत कार्यालय व्यवस्थापन प्रणालीमा जोडिएका ६२ कार्यालयलाई कुनै पनि चिठी पठाउन परे यसैबाट पठाइन्छ ।
ती बाहेकका लागि भने प्रणालीमा तयार पारिएको चिठी प्रिन्ट गरेर पठाइने गरेको उनले बताए ।

कस्ता सरकारी कार्यालयले प्रयोग गर्न सक्छन् ?
सिंहदरबारका सरकारी कार्यालयदेखि गाउँपालिका, वडासम्मका सबै सरकारी कार्यालयले यो प्रणालीको प्रयोग गर्न सक्ने विभागको भनाइ छ । “पछिल्लो समय भक्तपुरको मध्यपुर ठिमी नगरपालिका यसमा जोडिएको छ । परीक्षण गरेर सबै ‘सेटअप’ गरेर कार्यान्वयनमा ल्याउने तयारीमा छ,” विभागका निर्देशक शर्माले भने ।

सबै सरकारी निकायमा पुग्न किन भयो ढिलो ?
दुई वर्षसम्म ६२ वटा कार्यालयमा मात्रै पुग्नुले यो प्रणाली अपनाउन ढिलाइ भइरहेको देखिन्छ । अहिले पहिलो चरणमा सिंहदरबार र संघीय कार्यालयहरूमा यो प्रणालीको प्रयोग भएको निर्देशक शर्माको भनाइ छ । यी कार्यालयहरू पछि दोस्रो चरणमा स्थानीय तहमा जाने उनले बताए । तर, स्थानीय तहका केही कार्यालयहरूमा अहिले पनि तालिम भने दिइरहेको उनले जानकारी दिए ।  
“अहिले हामीले करिब ६० वटा निकायलाई तालिम दिएका छौं । अन्य कार्यालयलाई पनि यसको प्रयोगका लागि भनिरहेका छौं,”  उनले भने ।

यो सिस्टमम बनाउन करिब ७० लाख रुपैयाँ लगानी गरेको विभागले बताएको छ ।